Top Manajemen harus memutuskan untuk menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008.
2. Top Manajemen harus menyiapkan sumber daya yang mumpuni untuk menerapkan keputusan di atas. Persiapan tersebut berupa:
a. Kebutuhan sumber daya manusia seperti Management Representative atau Kordinator ISO dan Tim ISO untuk menyiapkan, menerapkan, memelihara dan mengembangkan sistem manajemen mutu di perusahaan.
b. Kebutuhan Waktu. Setidaknya lakukan pertemuan Tim ISO 2 jam perhari atau bisa digabung menjadi sehari dalam seminggu untuk 3 bulan pertama penerapan guna memastikan semua persyaratan ISO dipenuhi.
c. Kebutuhan Biaya untuk Konsultan ISO 9001 dan Sertifikasi ISO 9001
3. Bentuklah tim yang minimal terdiri dari dua orang dari setiap divisi (dari tingkatan atas atau kepala dan bawah atau staf kemudian tunjuklah salah seorang dari kepala tersebut sebagai Management Representative atau Kordinator ISO. Penunjukkan Management Representative memang dipersyaratkan oleh standar ISO 9001:2008. Untuk kelancaran penerapan ISO, pastikan Management Representative adalah karyawan yang paling mengerti proses bisnis perusahaan dan disegani oleh semua pihak.
4. Buatlah rencana training. Training pengenalan ISO 9001:2008 untuk semua karyawan. Training sistem dokumentasi ISO 9001 untuk tim ISO dan training audit internal untuk tim ISO. Hubungi Multiple Training & Consulting (Konsultan ISO 9001 yang handal) untuk mendapatkan informasi lebih lanjut.
5. Bandingkan sistem yang sudah berjalan di perusahaan anda dengan standar sistem manajemen mutu ISO 9001:2008. Analisis apa saja persyaratan ISO yang belum anda terapkan.
6. Rumuskan Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu (target pekerjaan) setiap divisi yang ada di perusahaan anda. Buatlah target yang SMART (Specific, Measurable, Achievable, Time Target)
7. Rumuskan 6 prosedur wajib yang dipersyaratkan ISO 9001:2008 yaitu prosedur pengendalian dokumen, prosedur pengendalian rekaman mutu, prosedur pengendalian produk tidak sesuai, prosedur tindakan perbaikan, prosedur tindakan pencegahan, dan prosedur audit internal
8. Rumuskan prosedur kerja untuk setiap divisi. Bagi proses atau kegiatan yang harus dikontrol maka sebaiknya dibuatkan prosedur. Contoh prosedur kerja: Prosedur Penerimaan Karyawan, Prosedur Perencanaan Produksi, Prosedur Penyimpanan Barang, Prosedur Pelaksanaan Survey Kepuasan Pelanggan, dsb.
9. Untuk proses-proses yang dianggap rumit dan membutuhkan penjelasan detail, maka buatlah Instruksi Kerja (bila perlu disertai gambar ilustrasi.
10. Lengkapi prosedur kerja dan instruksi kerja tersebut dengan form isian. Form isian merupakan bukti bahwa prosedur tersebut dijalankan. Contoh form antara lain form serah terima barang, form evaluasi karyawan, form purchase request, form purchase order, dll.
11. Buatlah pedoman mutu yang berisi panduan penerapan ISO di perusahaan anda
12. Terapkan sistem manajemen mutu yang anda kembangkan setidaknya 3 bulan untuk memastikan semua prosedur yang telah ditetapkan, dimengerti dan dijalankan sepenuhnya oleh semua karyawan.
13. Laksanakan training audit internal untuk tim ISO
14. Jalankan audit internal pertama yang dilakukan oleh auditor internal yang telah mengikuti training. Auditor internal akan mengaudit seluruh divisi di perusahaan anda dan memeriksa kesesuaian dan ketidaksesuaian perusahaan anda dengan standar ISO atau prosedur dan kebijakan yang ditetapkan.
15. Hubungi badan sertifikasi untuk mengajukan audit sertifikasi. Setidaknya anda harus menghubungi badan sertifikasi 1 bulan sebelum tanggal audit yang anda inginkan.
16. Laksanakan rapat tinjauan manajemen yang dipimpin langsung oleh Top Manajemen untuk memastikan semua persyaratan ISO telah diimplementasikan.
17. Badan Sertifikasi akan mengaudit anda dalam 2 stage; (1) Initial Audit dan (2) Main Audit. Pastikan Tim ISO anda telah siap.
18. Selamat! Kini, sertifikat ISO 9001:2008 sudah di tangan anda. Jangan lupa untuk menampilkan logo sertifikasi di kartu nama, kop surat, kemasan luar produk untuk meningkatkan brand image anda di mata pelanggan
